Lidar 2021

L'EFEO, dans le cadre du projet CHAMPA financé par l'AFD, se propose d'entreprendre l'acquisition d'un lidar aéroporté de grande envergure en 2021 en RDP du Laos, à des fins de recherche scientifique dans des domaines variés tels que l'archéologie, l'écologie, l'hydrologie, la géomorphologie, l'urbanisme et la gestion du patrimoine. L'EFEO lance une procédure de passation de marché par le biais d'un appel d'offres ouvert.
Les documents d'appel d'offres en français et en anglais, y compris les formats PDF, ESRI Shapefile et Google KML, peuvent être téléchargés ici
La date limite de réception des offres est fixée au 29 janvier 2021 à 17H00 (Heure de Paris, GMT+01:00)

The EFEO, as part of the AFD-funded CHAMPA Project, proposes to undertake a wide-area airborne lidar acquisition in 2021 in PDR Laos for the purposes of scientific research encompassing various fields including archaeology, ecology, hydrology, geomorphology, urban planning, and heritage management. The EFEO is launching a procurement procedure using an open call for tenders.
The tender documents in French and in English, including files in PDF, ESRI Shapefile and Google KML format, can be downloaded here
The deadline for the receipt of bids is 29 JANUARY 2021 at 17:00 (Paris time, GMT+01:00)

 

FAQ Lidar 2021

 

1.       Quel est le délai pour évaluer les offres?

Nous prévoyons d'évaluer les offres et d'en informer le soumissionnaire retenu au cours de la première semaine de février 2021.

2.       Pourquoi les aspects techniques tels que les délais et les exigences en matière de qualité des données sont-ils définis de manière si étroite?

L'appel d'offres est tiré de l'expérience acquise dans plusieurs programmes d'acquisition de lidar à grande échelle dans cette région d'intérêt et reflète les diverses exigences d'une équipe large et multidisciplinaire.

3.       Sommes-nous limités à l'utilisation d'une plate-forme spécifique (par exemple, hélicoptère ou avion) ou capteur?

Non. Tant que les exigences de base pour les livrables de données sont respectées, il n'y aura pas de préférence spécifique pour la plate-forme ou le capteur. Les soumissionnaires doivent prendre en compte les ressources disponibles localement au Laos ou les ressources qu'ils peuvent apporter dans le pays compte tenu des lois applicables.

4.       Puis-je adapter les exigences de base à ma plate-forme / capteur spécifique?

Non. Les propositions qui ne satisfont pas aux exigences essentielles pour les produits livrables telles qu'indiquées dans l'annexe technique, qui est l'Annexe 4 du Règlement de la Consultation, peuvent être considérées comme non conformes.

D'autre part, il existe une flexibilité significative dans les livrables optionnels / préférés; nous accueillons les solutions et propositions créatives et innovantes pour différents types de produits de données, avec des propositions de prix et des options, en plus des exigences essentielles, et nous les évaluerons selon leurs mérites.

5.       Des autorisations sont-elles en place pour le projet?

Voir l'annexe technique, qui est l'Annexe 4 du Règlement de la Consultation. L'EFEO a mis en place des autorisations de haut niveau avec le gouvernement du Laos pour mener le travail spécifié, dans les zones spécifiées, dans le délai spécifié. Cela fournit un cadre pour des autorisations plus spécifiques (par exemple pour l'importation et l'exportation d'équipements spécifiques, les visas d'entrée / sortie pour le personnel, et pour la planification de vol avec les autorités de l'aviation civile) à obtenir en février et mars 2021 selon la solution technique (par exemple, combinaison plateforme et capteur, dotation en personnel) proposée par le soumissionnaire retenu. Toutes les parties prenantes travailleront ensemble pendant cette période pour acquérir les autorisations nécessaires.

6.       Les soumissionnaires d'une nationalité / origine particulière sont-ils préférés?

Non. Nous souhaitons la bienvenue à tous les soumissionnaires, des secteurs public et privé, indépendamment de leur nationalité et de leur pays d'origine, et cela ne sera pas un facteur dans l'évaluation des propositions.

7.       La pandémie COVID-19 affectera-t-elle notre acquisition?

L'évaluation actuelle des partenaires du projet est que le travail peut être entrepris en toute sécurité avec des garanties appropriées en place. L'Article 16 du Cahier des Clauses Administratives Particulières exige un plan complet pour éviter la transmission du COVID-19 et toutes les parties prenantes seront en outre liées aux règles et conditions mises en place par les autorités laotiennes. Les partenaires du projet continuent de suivre l'évolution de la pandémie et, comme cela s'est produit en 2020, se réservent le droit de ne pas attribuer de contrat si nous décidons que les circonstances justifient l'annulation de la mission.

8.       Pouvez-vous répondre par e-mail aux demandes d'informations complémentaires? Pouvons-nous nous rencontrer ou parler au téléphone pour en discuter davantage?

Non. L'Article 7 du Règlement de la Consultation offre un mécanisme permettant aux soumissionnaires potentiels de demander des informations supplémentaires par écrit jusqu'à 10 jours avant la soumission des offres (c'est-à-dire le 19 janvier 2021), mais pour garantir des conditions de concurrence équitables, tous les soumissionnaires potentiels doivent avoir accès aux mêmes informations pour la préparation de leurs offres. Les réponses aux questions seront donc publiées publiquement ici sur cette page Web, et il sera de la responsabilité des soumissionnaires potentiels de se tenir au courant des informations publiées ici. Conformément à l'article 7, nous accepterons les demandes d'informations complémentaires et publierons des informations ici jusqu'au 19 janvier 2021 inclus. Après cette date, aucune autre demande d'informations ne sera acceptée, cette page Web ne sera pas mise à jour avec des réponses supplémentaires, et les informations peuvent être considérées comme définitives.

9.       Certains formulaires ou exigences sont spécifiques à la France ou aux soumissionnaires français et ne s'appliquent pas à nous; Que fait-on ?

L'article 4.1 du Règlement de la Consultation fournit une liste des documents à fournir par les soumissionnaires et, conformément aux règles françaises de passation des marchés, comprend une demande de deux documents spécifiques à la France: le DC1 (lettre de candidature) et le DC2 (déclaration du demandeur) formes.

Cependant, comme alternative aux DC1 et DC2, les soumissionnaires, indépendamment de leur localisation dans le monde peuvent utiliser le service du document unique de marché européen (EPSD) à l'adresse https://dume.chorus-pro.gouv.fr/#/operateur-economique/creer (en anglais et en français) pour créer la documentation EPSD requise pour la France (en spécifiant le type de procédure comme «appel d'offres ouvert» et le type de contrat comme «services»).

A noter également qu'en l'absence de certifications spécifiques à la France, le Règlement d'Appel d'Offres prévoit des alternatives comme suit: «Des équivalents peuvent être fournis pour les certificats précités. Les entreprises étrangères peuvent fournir des certificats délivrés par des organisations de leur État d'origine. »


10.      L'EFEO a-t-il fixé un budget prévisionnel pour ce marché ?

L'EFEO ne souhaite pas fixer de budget prévisionnel au marché mais estime que ce budget est supérieur au seuil de 139 000 € (MAPA - Marché à procédure adaptée).

 

11.     Dois-je remplir toutes les annexes de l’AE?

Oui. Sauf la « NOTIFICATION DU MARCHE AU TITULAIRE » qui sera remis par l'EFEO à l'attributaire retenu, et le « NANTISSEMENT OU CESSION DE CREANCES » qui sera à remplir par l’attributaire après notification et uniquement si de besoin.

 

1.     What is the time frame for evaluating the bids?

We expect to evaluate the bids and notify the successful bidder in the first week of February 2021.

2.     Why are technical aspects such as time frame and data quality requirements defined so narrowly?

The request for bids is drawn from experience with multiple programs of wide-area lidar acquisition in this region of interest, and reflect the diverse requirements of a broad and multidisciplinary team.

3.     Are we limited to using a specific platform (e.g. helicopter or fixed-wing) or sensor?

No. As long as the basic requirements for data deliverables are met, there will be no specific preference for platform or sensor. Bidders should take into account what resources are available locally in Laos, or what resources they may be able to bring in-country given the applicable laws.

4.     Can I adapt the basic deliverable requirements to my specific platform/sensor?

No. Proposals which fail to meet the essential requirements for deliverables as given in the Technical Annex, which is Schedule 4 in the Tender Rules, may be deemed non-compliant.

On the other hand, there is significant flexibility within the optional/preferred deliverables; we welcome creative and innovative solutions and proposals for different kinds of data products, with pricing proposals and options, in addition to the essential requirements, and we will evaluate these on their merits.

5.     Are permissions in place for the project?

See the Technical Annex, which is Schedule 4 in the Tender Rules. The EFEO has high-level permissions in place with the Laos government to conduct the specified work, within the specified areas, within the specified time frame. This provides a framework for more granular permissions (for example for the  combination, staffing) proposed by the successful bidder. All stakeholders will work together in this period to acquire the necessary permissions.

6.     Are bidders of any particular nationality/origin preferred?

No.  We welcome any and all bidders, from public and private sectors, irrespective of nationality and country of origin, and this will not be a factor in the assessment of proposals.

7.     Will the COVID 19 pandemic affect our acquisition?

The current assessment of project partners is that the work can be undertaken safely with appropriate safeguards in place. Article 16 of the Special Administrative Terms and Conditions document requires a comprehensive plan for avoiding transmission of COVID-19 and all stakeholders will furthermore be bound to rules and conditions put in place by Laos authorities. Project partners continue to monitor the evolution of the pandemic and, as happened in 2020, reserve the right to not award a contract if we decide the circumstances warrant cancellation of the mission.

8.     Can you respond by email to requests further information? Can we meet, or talk on the phone, to discuss this further?

No. Article 7 of the Tender Rules document offers a mechanism for potential bidders to request further information in writing up to 10 days before the submission of bids (i.e., 19 January 2021), but to ensure a level playing field, all potential bidders must have access to the same information for the preparation their bids. Responses to questions will therefore be posted publicly here on this web page, and it will be the responsibility of the potential bidders to keep apprised of information posted here. In accordance with Article 7, we will accept requests for further information and post information here up to and including 19 January 2021. After this date, no further requests for information will be entertained, this web page will not be updated with additional responses, and the information can be considered final.

9.     Some of the forms or requirements are specific to France, or to French bidders, and don’t apply to us; what do we do?

Article 4.1 of the Tender Rules document provides a list of documents to be provided by bidders, and, per French procurement rules, includes a request for two documents that are specific to France: the DC1 (letter of application) and DC2 (applicant declaration) forms.

However, as an alternative to the DC1 and DC2, bidders from anywhere in the world may use the European Single Procurement Document (EPSD) service at https://dume.chorus-pro.gouv.fr/#/operateur-economique/creer (in both English and French) to create the required EPSD documentation for France (specifying the Type of Procedure as “Appel d’offres overt” and the Type of Contract as “Services”).

Please note also that in the absence of certifications specific to France, the Tender Rules provide for alternatives as follows: “Equivalents may be provided for the aforementioned certificates. Foreign companies may provide certificates issued by organisations in their state of origin.”

10.   Has the EFEO set a provisional budget for this bid ?

The EFEO does not wish to set a provisional budget for the bid, but estimates that the successful bid will fall above the threshold of €139,000 € ( MAPA - Marché à procédure adaptée).

 

11.    Do I have to fill in every AE annex?

Yes, except for the "NOTIFICATION OF THE CONTRACT TO THE CONTRACTOR" which will be provided by the EFEO to the successful bid, and the "PLEDGE OR ASSIGNMENT OF RECEIVABLES" which will be completed by the successful contractor and only if needed.